ASYSTENT ZARZĄDU/ OFFICE MANAGER (K/M)

Zakres obowiązków: Organizacja pracy biura i wsparcie Zarządu kompleksowa obsługa administracyjna biura, prowadzenie kalendarza spotkań i organizacja harmonogramów, organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli, ubezpieczeń, winiet), sporządzanie pism, dokumentów, zestawień i raportów, bieżące wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i realizacji projektów, koordynacja spraw organizacyjnych oraz rozwiązywanie bieżących wyzwań operacyjnych.Administracja i obieg dokumentów nadzór nad korespondencją i obiegiem dokumentacji, obsługa skrzynki e-Dokumenty, przygotowywanie umów, aneksów, zapytań ofertowych i dokumentów wewnętrznych, kompletowanie dokumentacji do rozliczeń i projektów, współpraca z kancelariami prawnymi, notarialnymi oraz instytucjami zewnętrznymi.Nieruchomości i zarządzanie najmem przygotowywanie umów najmu i aneksów, publikacja ogłoszeń najmu nieruchomości, kontakt z najemcami i prezentacja nieruchomości, organizacja usuwania awarii oraz koordynacja prac serwisowych, rozliczanie najemców i przygotowywanie dokumentacji kosztowej, organizacja sprzątania oraz przygotowania lokali dla nowych najemców.Wsparcie projektów inwestycyjnych i budowlanych koordynacja bieżących spraw związanych z inwestycjami, współpraca z wykonawcami i dostawcami usług, zbieranie ofert, negocjowanie warunków współpracy, wsparcie w rozliczeniach oraz zakupach projektowych.Organizacja wydarzeń i targów organizacja targów krajowych i zagranicznych, rezerwacja powierzchni wystawienniczych, koordynacja budowy i wyposażenia stoisk targowych, organizacja spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych oraz spotkań dla klientów i architektów.Zakupy i zaopatrzenie organizacja zakupów dla biura, magazynu i produkcji, wybór dostawców i negocjowanie warunków handlowych, optymalizacja kosztów zakupowych.Flota samochodowa i ubezpieczenia administracja flotą pojazdów, rejestracja pojazdów oraz zgłoszenia zbycia i nabycia, organizacja serwisów, wymian opon i obsługa szkód komunikacyjnych, przygotowywanie i porównanie ofert ubezpieczeniowych, współpraca z leasingodawcami i brokerami ubezpieczeniowymi.Wsparcie procesów HR publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych, selekcja aplikacji i kontakt z kandydatami, organizacja spotkań rekrutacyjnych, obsługa kalendarza urlopowego, przygotowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników (laptopy, telefony, dostęp do systemów).Rozliczenia i administracja finansowa realizacja bieżących płatności, obsługa rozliczeń mediów i kosztów eksploatacyjnych, przygotowywanie miesięcznych zestawień dla najemców, wsparcie w przygotowywaniu rozliczeń premiowych.

Szczegóły

• Oferta pracy
• ASYSTENT ZARZĄDU/ OFFICE MANAGER (K/M)
• Numer
• StPr/2026-07-06/1120
• Dodane przez
• Urząd Pracy Powiatu Krakowskiego

Warunki pracy i płacy

• Miejsce pracy:
• ul. Rtm. Witolda Pileckiego 4, 32-050 Skawina, powiat: krakowski, woj: małopolskie
• Zakres obowiązków
• Organizacja pracy biura i wsparcie Zarządu kompleksowa obsługa administracyjna biura, prowadzenie kalendarza spotkań i organizacja harmonogramów, organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli, ubezpieczeń, winiet), sporządzanie pism, dokumentów, zestawień i raportów, bieżące wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i realizacji projektów, koordynacja spraw organizacyjnych oraz rozwiązywanie bieżących wyzwań operacyjnych.Administracja i obieg dokumentów nadzór nad korespondencją i obiegiem dokumentacji, obsługa skrzynki e-Dokumenty, przygotowywanie umów, aneksów, zapytań ofertowych i dokumentów wewnętrznych, kompletowanie dokumentacji do rozliczeń i projektów, współpraca z kancelariami prawnymi, notarialnymi oraz instytucjami zewnętrznymi.Nieruchomości i zarządzanie najmem przygotowywanie umów najmu i aneksów, publikacja ogłoszeń najmu nieruchomości, kontakt z najemcami i prezentacja nieruchomości, organizacja usuwania awarii oraz koordynacja prac serwisowych, rozliczanie najemców i przygotowywanie dokumentacji kosztowej, organizacja sprzątania oraz przygotowania lokali dla nowych najemców.Wsparcie projektów inwestycyjnych i budowlanych koordynacja bieżących spraw związanych z inwestycjami, współpraca z wykonawcami i dostawcami usług, zbieranie ofert, negocjowanie warunków współpracy, wsparcie w rozliczeniach oraz zakupach projektowych.Organizacja wydarzeń i targów organizacja targów krajowych i zagranicznych, rezerwacja powierzchni wystawienniczych, koordynacja budowy i wyposażenia stoisk targowych, organizacja spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych oraz spotkań dla klientów i architektów.Zakupy i zaopatrzenie organizacja zakupów dla biura, magazynu i produkcji, wybór dostawców i negocjowanie warunków handlowych, optymalizacja kosztów zakupowych.Flota samochodowa i ubezpieczenia administracja flotą pojazdów, rejestracja pojazdów oraz zgłoszenia zbycia i nabycia, organizacja serwisów, wymian opon i obsługa szkód komunikacyjnych, przygotowywanie i porównanie ofert ubezpieczeniowych, współpraca z leasingodawcami i brokerami ubezpieczeniowymi.Wsparcie procesów HR publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych, selekcja aplikacji i kontakt z kandydatami, organizacja spotkań rekrutacyjnych, obsługa kalendarza urlopowego, przygotowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników (laptopy, telefony, dostęp do systemów).Rozliczenia i administracja finansowa realizacja bieżących płatności, obsługa rozliczeń mediów i kosztów eksploatacyjnych, przygotowywanie miesięcznych zestawień dla najemców, wsparcie w przygotowywaniu rozliczeń premiowych.
• Rodzaj umowy:
• -
• Wymiar etatu:
• 1.000
• Zmianowość:
• jedna zmiana
• Liczba godzin pracy w tygodniu:
• 40.00
• Liczba godzin pracy w miesiącu:
• 160.00
• Data rozpoczęcia:
• 06.07.2026
• Data zakończenia pracy:
• 26.07.2026
• Wynagrodzenie brutto
• od 6 000 do 8 500 PLN
• System wynagradzania:
• Czasowy ze stawką miesięczną
• Zawód:
• asystent zarządu

Wymagania

• Konieczne:
•    Wykształcenia: średnie ogólnokształcące,
    
• Inne:
• Nasze wymaganiabardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu,wysoka kultura osobista i komunikatywność,bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Officedoświadczenie na stanowisku Asystentki Zarządu, Office Managera lub Specjalisty ds. Administracji,znajomość nowoczesnych narzędzi AI wspierających pracę biurową, administracyjną i organizacyjną,umiejętność prowadzenia wielu tematów jednocześnie,prawo jazdy kat. B.Mile widzianedoświadczenie w branży nieruchomości, budownictwa lub zarządzania najmem,doświadczenie w organizacji wydarzeń, targów i podróży służbowych,doświadczenie w obsłudze floty samochodowej oraz ubezpieczeń.

Dane pracodawcy

• Pracodawca
• BERGMEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
• Adres www
• -
• Sposób aplikowania
• bezpośrednio do pracodawcy
• Nazwa urzędu pracy
• Urząd Pracy Powiatu Krakowskiego
• Adres
• ul. Rtm. Witolda Pileckiego 4, 32-050 Skawina, powiat: krakowski, woj: małopolskie
• Osoba do kontaktu
• Barbara Bajur
• Numer telefonu
• 12 415 50 50
• E-mail
• kontakt@bergmen.pl